בחינה ראשונית וסיווג הפנייה אשר מועברת למנהל הפרויקט. מנהל הפרויקט בוחן את מהות הפנייה: האם מדובר בבקשה למידע, תלונה על ביצוע בשטח, הצעה לשיפור תכנוני או דרישה לשינוי הסדרי תנועה. בדיקת סטטוס: האם הפרויקט נמצא בשלב התכנון המוקדם, התכנון המפורט, או שכבר החל שלב הביצוע. איסוף נתונים וסיור שטח: כדי לגבש חוות דעת מקצועית, מנהל הפרויקט ואגף תחבורה או כל גורם רלוונטי הקשור לפנייה. גיבוש חוות הדעת והמלצות: מנהל הפרויקט כותב את המענה הרשמי ומתן חוות הדעת. אישור ובקרה : לפני שהתשובה נשלחת היא עוברת בדרך כלל אישור של מנהלת אגף תחבורה, כדי לוודא שהיא עומדת במדיניות העירונית ובסטנדרטים ההנדסיים. עדכון הפונה ומעקב : שליחת המענה הרשמי, במידה והוחלט על שינוי בעקבות הפנייה, מנהל הפרויקט אחראי להטמיע את השינוי בתוכניות העבודה ולעדכן את הקבלן המבצע.
